Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών ενός οργανισμού ως μηχανισμός βελτίωσης της αποτελεσματικότητας του και δημιουργία αξίας

Abstract

Στόχος της διατριβής είναι η ανάπτυξη μιας μεθοδολογίας με την οποία ο οργανισμός θα βελτιώνει την αποτελεσματικότητα και την ανταγωνιστικότητα του. Για την υλοποίηση του στόχου αυτού η ανάπτυξη της διατριβής διακρίνεται σε τρεις φάσεις. Στη πρώτη φάση προσδιορίζονται οι απαιτήσεις του νέου περιβάλλοντος και καταγράφονται οι αδυναμίες των παραδοσιακών οργανωτικών δομών. Εισάγεται ο Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών ως νέα μορφή σχεδιασμού και οργάνωσης των οργανισμών, οι παράγοντες που διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο για την εφαρμογή καθώς και τα δομικά του στοιχεία. Στη συνέχεια παρουσιάζεται η μέθοδος της κοστολόγησης βάσει δραστηριοτήτων, η έννοια της αξίας και ο μηχανισμός με τον οποίο αυτή γίνεται αντιληπτή, οι παράγοντες που δημιουργούν αξία, οι περιοχές δράσεις του ανασχεδιασμού και τα οφέλη για τον οργανισμό απ’ την εφαρμογή του. Στη δεύτερη φάση προσδιορίζεται η Ομάδα Ανασχεδιασμού η οποία μέσω ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων προσδιορίζει και συσχετίζει τους στόχους του οργανισμού, τις διαδικασίες και τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας. Ομαδοποιεί, ιεραρχεί και αξιολογεί τις διαδικασίες βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων και μέσω σχετικού αλγόριθμου. Στη συνέχεια η Ομάδα Ανασχεδιασμού αναλύει τις διαδικασίες, προσδιορίζει τα χαρακτηριστικά τους – είδος δραστηριοτήτων, εκροές, εισροές, πελάτες, κόστος κλπ – και την αξία των διαδικασιών ανάλογα με το είδος τους. Αξιολογεί τις δραστηριότητες των διαδικασιών ως προς την συνεισφορά τους στην αξία της διαδικασίας, κατανέμει στις δραστηριότητες αυτές την αξία της διαδικασίας που ήδη έχει προσδιορίσει και διατυπώνει συμπεράσματα και προτάσεις για την διαδικασία και τις δραστηριότητες της. Στη τρίτη φάση της διατριβής, η μεθοδολογία που αναπτύχθηκε εφαρμόζεται σε πραγματικό οργανισμό.

The aim of this thesis is to develop a methodology which will improve an organization its effectiveness and competitiveness. The thesis is organized into three phases. In the first phase that refers to the basic theoretical context of thesis, the requirements of a new business environment and weaknesses of existing (traditional) organization forms to response to it is defined. Business process reengineering (BPR) for designing and organizing organizations (businesses) is introduced, the main factors of which are mentioned – culture, technology and strategy - which played important role for its implementation as well as its basic building blocks – processes and activities. The Activity Basic Costing methodology is then introduced, the meaning of value and mechanism with which value can be understood by customers, factors that creating value, business areas which BPR affects and the organization benefits of implementing BPR.In the second phase that refers to developing of the methodology, a business process reengineering team is created, which through questionnaire and planned conversations defines goals, process and critical success factors of organization which they are related. The team next works on business processes which are grouped, ranked and evaluated taking into account criteria and using algorithms. Continuously, processes are analyzed and their characteristics are defined - type of activities, relation among activities of process, inputs, outputs, customers and cost of activities – and the value of the processes. In order to assign the defined value of a process to its components, activities are evaluated by the business process team taking into account factors which are participating in activities operation and creating value that is added to its output. After assigning the value on activities of the process, conclusions and suggestions for processes and their activities are made by the BPR team.The third phase that refers to the application of the above methodology to a real organization.