Μοντελοποίηση και ανασχεδιασμός υπηρεσιών αδειοδότησης στους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης με χρήση BPMN

Abstract

Σκοπός της παρούσας μελέτης είναι η αποτύπωση, η καταγραφή, η μοντελοποίηση και ο ανασχεδιασμός επιλεγμένων διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης της Περιφέρειας Αττικής. Η μέθοδος της μοντελοποίησης που εφαρμόζεται είναι η BPMN ενώ το εργαλείο που χρησιμοποιείται για την μοντελοποίηση και τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών είναι το λογισμικό Adonis Community. Το μεθοδολογικό πλαίσιο στο οποίο στηρίζεται η παρούσα μελέτη πηγάζει από το Πλαίσιο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και από τις βασικές του αρχές. Συγκεκριμένα, γίνεται η μοντελοποίηση 10 διαδικασιών των υπό μελέτη ΟΤΑ και ο ανασχεδιασμός 3 εκ των 10 διαδικασιών. Ο ανασχεδιασμός των εν λόγω διαδικασιών προϋποθέτει ότι έχουν προηγουμένως μοντελοποιηθεί με ακρίβεια και έχουν κατανοηθεί πιθανές αδυναμίες και δυσλειτουργίες των παρεχόμενων υπηρεσιών. Μελετήθηκαν μετρήσιμα χαρακτηριστικά των διαδικασιών όπως ρόλοι που συμμετέχουν, έγγραφα που διακινούνται, χρόνοι και κόστη εκτέλεσης των διαδικασιών, με σκοπό να αποτυπωθούν τα οφέλη από τον ανασχεδιασμό τους. Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι επέρχεται σημαντική μείωση στους παράγοντες του χρόνου και του κόστους στις ανασχεδιασμένες διαδικασίες σε σχέση με τις υπάρχουσες. Τα ευρήματα της παρούσας εργασίας ανέδειξαν την σπουδαιότητα του ανασχεδιασμού των διαδικασιών και της σημασίας της χρήσης της ΤΠΕ (Τεχνολογία Πληροφορικής και Επικοινωνίας) από τους δημόσιους οργανισμούς ώστε να επιτευχθεί η αύξηση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητάς τους. Μέσα από τον εκσυγχρονισμό των πληροφοριακών συστημάτων ενός δημόσιου οργανισμού επιτυγχάνεται ο ανασχεδιασμός των διαδικασιών που στοχεύει στην πλήρη αυτοματοποίησή τους και θα επιφέρει ριζικές αλλαγές στην ταχύτητα, στο κόστος και στην ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών από τους δημόσιους οργανισμούς

The purpose of this study is to capture, record, model and redesign selected procedures that take place in the Local Government Organizations of the Attica Region. The modeling method used is BPMN while the tool used for modeling and reengineering is Adonis Community software. The methodological framework on which this study is based derives from the e-Government Framework and its basic principles. Specifically, the modeling of 10 procedures of the local authorities under study and the reengineering of 3 of the 10 procedures were performed. The reengineering of these procedures presupposes that they have previously been accurately modeled and that potential weaknesses and malfunctions of the services provided have been understood. Measurable characteristics of the processes were studied, such as the roles involved, the documents that circulate, the time and costs of executing the processes, in order to capture the benefits of their reengineering. The results showed that there is a significant reduction in time and cost factors in redesigned processes compared to existing ones. The findings of the present work highlighted the importance of redesigning the processes and the importance of the use of ICT (Information and Communication Technology) by public organizations in order to increase their efficiency and effectiveness. Through the modernization of the information systems of a public organization, the reengineering of the processes is achieved, which aims at their complete automation and will bring about radical changes in the speed, cost and quality of the services provided by the public organizations.