Οι ελαστικοί προϋπολογισμοί ως εργαλείο λήψης αποφάσεων: περίπτωση μελέτης εταιρίας χημικών

Abstract

Μέσα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο οικονομικό περιβάλλον η ανάγκη για κάθε επιχείρηση να βελτιστοποιήσει της λειτουργίες της είναι επιτακτική. Η παγκοσμιοποίηση, η αλληλεξάρτηση των παγκόσμιων οικονομιών, οι ραγδαίες τεχνολογικές εξελίξεις και ο τεράστιος ανταγωνισμός μεταξύ των κλάδων των επιχειρήσεων, απαιτούν απαραίτητα και όσο το δυνατόν πιο ακριβή συστήματα μέτρησης του κόστους, προϋπολογιστικά συστήματα σχεδιασμού που να συμπεριλαμβάνουν όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για τους κινδύνους που ελλοχεύουν καθώς και διαρκή έλεγχο της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας της επιχείρησης. Οι σύγχρονες οικονομικές οντότητες οφείλουν να προσαρμόζονται γρήγορα και να διατηρούν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα έναντι των ¨αντιπάλων¨ τους για να διατηρήσουν μια μακροχρόνια βιωσιμότητα. Η διοικητική λογιστική είναι αυτή που μπορεί να δώσει όλες αυτές τις εσωτερικές πληροφορίες στη διοίκηση, μέσω της ανάλυσης του κόστους λειτουργίας, με τον σωστό προγραμματισμό της δράσης της επιχείρησης, με τον έλεγχο της υλοποίησης αυτού του προγραμματισμού και τέλος με την αξιολόγηση της απόδοσης όλων των παραπάνω. Το βασικότερο εργαλείο που χρησιμοποιεί η διοικητική λογιστική είναι η σύνταξη των προϋπολογισμών. Ο προϋπολογισμός είναι ένα σημαντικό εργαλείο οικονομικής διαχείρισης τόσο της προβλεπόμενης παραγωγής όσο και των πωλήσεων ακόμη και των επενδύσεων ενός οργανισμού, για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Οι προϋπολογισμοί ως εργαλείο λήψης αποφάσεων από τα διοικητικά στελέχη προϋποθέτει την σωστή κατάρτιση τους λαμβάνοντας υπόψη της ενεργές συνθήκες της παγκόσμιας και της τοπικής οικονομίας, τα κόστη και της γενικές γεωπολιτικές τάσεις. Μέσω της σύγκρισης των προϋπολογισμένων με τα πραγματικά δεδομένα η διοίκηση είναι ικανή να πάρει σωστές αποφάσεις και να επέμβει όπου χρειάζεται με τα απαραίτητα μέτρα. Στη συγκεκριμένη έρευνα γίνεται εκτενέστερη αναφορά τόσο στους στατικούς όσο και στους ελαστικούς προϋπολογισμούς η οποία βασίζεται σε περίπτωση μελέτης μιας εταιρίας χημικών. Στο πρώτο κεφάλαιο παρουσιάζεται η βιβλιογραφική επισκόπηση που εξετάζει την χρησιμότητα των προϋπολογισμών, την αποτελεσματικότητα τους σε περιόδους κρίσεων, την χρήση τους ως εργαλείο λήψης αποφάσεων και ως εργαλείο επιβράβευσης τόσο των εργαζομένων όσο και των διοικητικών στελεχών. Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζονται αναλυτικά τα προϋπολογιστικά και τα πραγματικά δεδομένα μιας εταιρίας χημικών, ανά τρίμηνο τόσο για το έτος 2021 όσο και για το πρώτο τρίμηνο του έτους 2022. Επίσης συντάσσεται ελαστικός προϋπολογισμός σε επίπεδο δραστηριότητας ίσο με αυτή των πραγματικών δεδομένων και υπολογίζονται αναλυτικά οι συνολικές αποκλίσεις, οι αποκλίσεις όγκου και οι αποκλίσεις δαπανών, οι οποίες σχολιάζονται σύμφωνα με αποτελέσματα που προκύπτουν. Τέλος στο τρίτο κεφάλαιο γίνεται η σύνδεση της βιβλιογραφικής ανασκόπησης με τα δεδομένα που εξήχθησαν από την μελέτη περίπτωσης της εταιρίας χημικών με σκοπό να εξάγει συμπεράσματα για την χρησιμότητα των προϋπολογισμών και την σημαντικότητα τους ως εργαλεία λήψεως αποφάσεων.

In an ever-changing economic environment, the need for every business to optimize its operations is imperative. Globalization, interdependence of the world's economies, rapid technological developments and the enormous competition between business sectors require essential and as accurate as possible cost measurement systems, budgetary planning systems that include as much information as possible about the risks involved and constant monitoring of the effectiveness and efficiency of the business. Modern economic entities obliged to adapt quickly and maintain a competitive advantage over their ¨rivals¨ in order to maintain long-term sustainability. It is managerial accounting that can provide all this internal information to managers through the analysis of operating costs, by properly planning of enterprises’ actions, by monitoring the implementation of this planning and finally by evaluating the performance of all the above. The main tool used by managerial accounting is the preparation of budgets. Budgeting is an important tool for the financial management of both the planned production and sales, even for investments of an organization, for a given period. Budgets as a decision-making tool by managers requires their proper preparation considering the active conditions of the global and local economy, costs, and general geopolitical trends. Through the comparison of the budgeted and actual data, the management is capable of taking the right decisions and intervene with the necessary measures. In this research a more extensive discussion of both static and elastic budgets is given which is based on a case study of a chemical company. The first chapter presents the literature review that examines the usefulness of budgets, their effectiveness in times of crisis, their use as a decision-making tool and as a tool for rewarding both employees and managers. The second chapter details the budget and actual data of a chemical company, by quarter, for both the year 2021 and the first quarter of the year 2022. A flexible budget is also prepared at an activity level equal to that of the actual data. Furthermore, total variances, volume variances and expenditure variances are calculated in detail and commented on according to results obtained. Finally, the third chapter connects the literature review with the data extracted from the case study of the chemical company to draw conclusions on the usefulness of budgets and their importance as decision making tools.